Det finns en standardregel i produktivitetskretsar: "Organisera dina uppgifter efter projekt."
Du hör det överallt. Det upprepas i böcker, på bloggar och i produktivitetskurser. Tanken verkar logisk - gruppera relaterade uppgifter tillsammans så att du kan arbeta med dem på ett effektivt sätt.
Det finns bara ett problem med detta tillvägagångssätt:
Den ignorerar helt det mänskliga livets grundläggande begränsning: tid.
Time Sector Method vänder helt upp och ner på allt du har lärt dig om produktivitet.
Bli fri från uppgiftslistor och börja organisera efter tid istället
Känner du dig begravd under oändliga uppgiftslistor? Är du trött på att jonglera med otaliga projekt och ändå missa deadlines? Metoden för tidssektorn erbjuder en uppfriskande lösning på detta vanliga problem genom att helt förändra hur du organiserar ditt arbete.
Skapad av produktivitetsexpert Carl Pulleinvänder den här metoden upp och ner på traditionell uppgiftshantering. Istället för att sortera uppgifterna efter projekt (vilket ofta leder till uppblåsta listor), ordnar du dem efter när du planerar att slutföra dem.
Istället för att fokusera på vad du ska göra, fokuserar du på när du kommer att göra den.
Varför traditionell uppgiftshantering inte räcker till
De flesta uppgiftssystem säger att du ska organisera efter projekt. Eftersom ett projekt är en uppgift som kräver två eller flera steg, blir det snabbt dussintals eller hundratals projekt att hålla reda på. Bara att hantera dessa projekt slukar värdefull tid, vilket ger mindre tid över till det faktiska arbetet.
Problemet handlar inte om vad du behöver göra utan när du ska göra det. Utan tillräckligt med tid kommer inte ens de bästa avsikter att slutföra en uppgift. Vår digitala tidsålder bombarderar oss med över 60 e-postmeddelanden varje dag plus otaliga meddelanden och notiser. Ingångarna växer medan vår tid förblir fast vid 24 timmar per dag.
Traditionella system kräver att du fattar alltför många beslut under uppgiftshanteringen:
Inte undra på att vi känner oss överväldigade.
Hur tidssektormetoden fungerar
Time Sector Method använder sig av fem enkla tidsbaserade kategorier:
När du bearbetar din inkorg behöver du bara ställa en fråga: "När ska jag göra det här?" Placera den sedan i lämplig tidssektor.
Ditt dagliga fokus stannar på sektorn "Denna vecka". Slutför dessa uppgifter i slutet av veckan och du kommer att göra stadiga framsteg med det som är viktigast.
Det fina med detta system är att det är så enkelt. Bearbetningen blir snabbare:
Detta tillvägagångssätt speglar hur vi naturligt tänker kring våra åtaganden. Vi tänker inte: "Jag måste jobba på mitt badrumsrenoveringsprojekt idag". Vi tänker: "Jag måste ringa rörmokaren i dag."
Projekten finns i din anteckningsapp
Att flytta projektplaneringen till din anteckningsapp är en viktig del av det här systemet. Detta är helt logiskt eftersom anteckningsappar hanterar:
Din uppgiftshanterare innehåller bara de specifika åtgärder som tilldelats tidssektorer, så att den hålls ren och fokuserad.
Den här separationen skapar ett kraftfullt arbetsflöde. Din anteckningsapp blir ditt planeringsverktyg, medan din uppgiftshanterare blir ditt exekveringsverktyg. När du utvecklar projekt i din anteckningsapp tar du fram specifika nästa åtgärder och placerar dem i rätt tidssektor.
Till exempel om du planerar att renovera ditt hem:
Denna uppdelning förhindrar att din aktivitetslista blir överfull av projektmaterial samtidigt som all relevant information hålls tillgänglig.
Så här ställer du in tidssektormetoden
Steg 1: Skapa dina sektorer
Skapa mappar eller listor för varje tidssektor i din uppgiftshanterare:
Skapa projekt för varje sektor i appar som Todoist. Skapa listor i Apple Påminnelser eller Microsoft To-Do. Strukturen spelar större roll än verktyget.
Steg 2: Skapa rutiner
Skapa ett separat område för återkommande uppgifter och rutiner, så att de dyker upp när de behövs utan manuell planering.
Det kan handla om dagliga vanor, veckosysslor, månadsgranskningar och kvartalsplaneringar. Ställ in dessa som återkommande uppgifter som automatiskt visas på de schemalagda dagarna. På så sätt slipper du planera rutinarbetet upprepade gånger.
Vanliga rutiner att inkludera:
Steg 3: Flytta projekt till anteckningar
Överför projektplaner, detaljer och stödmaterial till din föredragna anteckningsapp.
Skapa en anteckning för varje viktigt projekt. Inkludera:
När du arbetar med projekt i din anteckningsapp kan du skapa specifika åtgärdsobjekt och lägga till dem i lämplig tidssektor i din uppgiftshanterare.
Steg 4: Bearbeta dina uppgifter
Bestäm när du ska göra varje uppgift och placera den i den sektorn.
Detta blir din dagliga bearbetningsrutin:
Denna rutin bör ta 5-10 minuter i slutet av varje dag.
Steg 5: Fokusera på "den här veckan"
Under arbetsdagen ska du bara koncentrera dig på uppgifter i din "This Week"-sektor.
Detta skapar en naturlig sköld mot distraktioner. Du vet att allt annat fångas upp i systemet, så att du kan fokusera helt på de uppgifter du har åtagit dig att slutföra den här veckan.
För maximal produktivitet kan du tilldela specifika dagar till veckans uppgifter under din veckoplanering. På så sätt skapas en daglig handlingsplan utan att du överväldigas av hela din uppgiftssamling.
Steg 6: Granskning varje vecka
En gång i veckan går du igenom alla sektorer och flyttar fram uppgifter efter behov.
Denna 20-30 minuter långa veckovisa genomgång blir ryggraden i ditt system:
Fördelar med tidssektormetoden
Sparar mental energi
Du fattar färre beslut när du hanterar uppgifter - bara ett: när ska du göra det?
Den mänskliga hjärnan har begränsad kapacitet att fatta beslut varje dag. Traditionella system slösar bort denna dyrbara resurs på att organisera snarare än att göra. Time Sector Method bevarar din mentala energi för värdefullt arbete genom att förenkla uppgiftshanteringen.
Minskar stress
Du slipper se hundratals uppgifter i dussintals projekt och fokuserar bara på det som är aktuellt.
Den psykologiska effekten är omedelbar. Istället för att stå inför ett omöjligt berg av arbete ser du bara det som behöver uppmärksammas den här veckan. Allt annat väntar lugnt i lämpliga sektorer, vilket gör att du kan slappna av och veta att inget kommer att falla mellan stolarna.
Förbättrar fokus
Med bara "Den här veckan"-uppgifter synliga under arbetsdagen håller du dig på rätt spår utan att bli distraherad.
Djupgående arbete blir möjligt när du inte ständigt växlar mellan projekt och prioriteringar. Du får tillfredsställelsen av att slutföra ett meningsfullt arbete i stället för att bara hålla dig sysselsatt.
Anpassar sig till ändrade prioriteringar
Att flytta uppgifter mellan tidssektorer går på några sekunder, vilket gör systemet flexibelt.
När nödsituationer uppstår eller prioriteringar ändras flyttar man helt enkelt uppgifter mellan sektorer. Detta realistiska förhållningssätt innebär att man inser att planer kan ändras och bygger in denna flexibilitet i själva systemet.
Återlämnar tid till dig
Du lägger mindre tid på att organisera och mer tid på att arbeta. De flesta användare sparar timmar varje vecka.
Time Sector Method följer det optimala produktivitetsförhållandet: spendera 5% av din tid på att organisera och 95% på att göra. Traditionella system vänder ofta på detta förhållande, vilket gör att du ständigt organiserar men sällan avslutar.
Tips för att lyckas
1. Börja i liten skala
Börja med aktuella uppgifter och lägg successivt till framtida uppgifter allteftersom du blir bekväm med systemet.
Många misslyckas med nya produktivitetssystem genom att försöka implementera allt på en gång. Istället för att göra det:
2. Var realistisk när det gäller tid
Lägg in färre uppgifter i din "Denna vecka"-sektor än du tror att du klarar av. Detta bygger framgång och momentum.
De flesta människor överskattar vad de kan åstadkomma på en dag. Börja med 3-4 viktiga uppgifter varje dag. När du konsekvent slutför dem kommer du att bygga upp ett självförtroende och en klarhet om din verkliga kapacitet.
Din This Week-sektor bör aldrig innehålla mer än 25-30 uppgifter totalt.
3. Hoppa inte över veckogranskningen
Detta kritiska steg håller systemet igång genom att flytta uppgifter framåt och justera prioriteringar.
Avsätt 30 minuter varje helg för denna genomgång. Gör det trevligt - ta en favoritdrink, spela musik som du gillar, hitta en bekväm plats. Den här ritualen blir grunden för ditt produktivitetssystem.
4. Dela upp stora projekt
Stora projekt blir hanterbara när de delas upp i mindre uppgifter som fördelas på lämpliga tidssektorer.
Till exempel blir "Skriva årsredovisning":
5. Använda digitala verktyg
Appar som Todoist, Microsoft To-Do och Apple Reminders fungerar perfekt med det här systemet.
Den idealiska installationen kombinerar:
Dessa tre verktyg utgör ditt kompletta produktivitetssystem.
Sätt tiden i centrum igen
Time Sector Method bygger på en grundläggande sanning: det är tiden, inte uppgifterna, som begränsar vad du kan åstadkomma. Genom att organisera kring när snarare än vad skapar du ett system som respekterar denna verklighet.
Denna metod tar bort komplexiteten från uppgiftshanteringen. Genom att fokusera på när snarare än vad får du klarhet, minskar stressen och utför ett mer meningsfullt arbete. Prova den i två veckor och upplev skillnaden själv.
Du kommer att ägna mindre tid åt att organisera, mer tid åt att göra och avsluta varje vecka med en känsla av att ha lyckats snarare än att vara överväldigad.
Lämna feedback om detta