In Produktivitätskreisen gibt es eine Standardregel: "Organisiere deine Aufgaben nach Projekten."
Du hörst es überall. Es wird in Büchern, Blogs und Produktivitätskursen wiederholt. Die Idee scheint logisch: Gruppiere verwandte Aufgaben, damit du sie effizient bearbeiten kannst.
Es gibt nur ein Problem mit diesem Ansatz:
Sie ignoriert die grundlegenden Zwänge des menschlichen Lebens völlig: Zeit.
Die Zeitsektor-Methode stellt alles, was man dir über Produktivität beigebracht hat, auf den Kopf.
Befreie dich von Aufgabenlisten und organisiere stattdessen nach Zeit
Fühlst du dich unter endlosen Aufgabenlisten begraben? Bist du es leid, mit unzähligen Projekten zu jonglieren und trotzdem Termine zu verpassen? Die Zeitsektor-Methode bietet eine erfrischende Lösung für dieses häufige Problem, indem es die Art und Weise, wie du deine Arbeit organisierst, komplett verändert.
Erstellt vom Produktivitätsexperten Carl PulleinMit dieser Methode wird das traditionelle Aufgabenmanagement auf den Kopf gestellt. Anstatt die Aufgaben nach Projekten zu sortieren (was oft zu überfüllten Listen führt), ordnest du sie danach, wann du sie erledigen willst.
Anstatt sich auf was zu tun istkonzentrierst du dich auf wenn du tun wirst es.
Warum das traditionelle Aufgabenmanagement nicht ausreicht
Die meisten Aufgabensysteme sagen dir, dass du nach Projekten organisieren sollst. Da ein Projekt jede Aufgabe ist, die zwei oder mehr Schritte erfordert, führt das schnell zu Dutzenden oder Hunderten von Projekten, die du verfolgen musst. Allein die Verwaltung dieser Projekte verschlingt wertvolle Zeit, so dass weniger Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt.
Das Problem ist nicht, was du tun musst, sondern wann du es tun wirst. Ohne genügend Zeit werden selbst die besten Vorsätze nicht ausreichen, um eine Aufgabe zu erledigen. Unser digitales Zeitalter bombardiert uns täglich mit über 60 E-Mails und unzähligen Nachrichten und Benachrichtigungen. Der Input wächst, während unsere Zeit auf 24 Stunden pro Tag festgelegt bleibt.
Herkömmliche Systeme verlangen von dir, dass du bei der Aufgabenbearbeitung zu viele Entscheidungen triffst:
Kein Wunder, dass wir uns überwältigt fühlen.
So funktioniert die Zeitsektormethode
Die Zeitsektor-Methode verwendet fünf einfache zeitbasierte Kategorien:
Wenn du deinen Posteingang bearbeitest, brauchst du nur eine Frage zu stellen: "Wann werde ich das tun?" Lege sie dann in den entsprechenden Zeitabschnitt.
Dein täglicher Fokus bleibt auf dem Sektor "Diese Woche". Erledige diese Aufgaben bis zum Ende der Woche und du wirst bei dem, was dir am wichtigsten ist, stetige Fortschritte machen.
Die Schönheit dieses Systems liegt in seiner Einfachheit. Die Verarbeitung wird schneller:
Dieser Ansatz spiegelt wider, wie wir natürlich über unsere Verpflichtungen denken. Wir denken nicht: "Ich muss heute an meinem Badrenovierungsprojekt arbeiten". Wir denken: "Ich muss heute den Klempner anrufen."
Projekte live in deiner Notizen-App
Die Verlagerung der Projektplanung in deine Notizen-App ist ein wichtiger Teil dieses Systems. Das macht durchaus Sinn, denn Notizen-Apps können:
Dein Aufgabenmanager enthält nur die spezifischen Aktionen, die den Zeitsektoren zugewiesen wurden, damit er übersichtlich und konzentriert bleibt.
Diese Trennung schafft einen leistungsstarken Arbeitsablauf. Deine Notizen-App wird zu deinem Planungswerkzeug, während dein Aufgabenmanager zu deinem Ausführungswerkzeug wird. Wenn du Projekte in deiner Notizen-App entwickelst, ziehst du bestimmte nächste Aktionen heraus und ordnest sie dem entsprechenden Zeitabschnitt zu.
Zum Beispiel, wenn du eine Renovierung deines Hauses planst:
Diese Aufteilung verhindert, dass deine Aufgabenliste mit Projektmaterialien überladen wird, während alle relevanten Informationen zugänglich bleiben.
So richtest du die Zeitsektormethode ein
Schritt 1: Erstelle deine Sektoren
Richte für jeden Zeitbereich Ordner oder Listen in deinem Aufgabenmanager ein:
Erstelle Projekte für jeden Bereich in Apps wie Todoist. Erstelle Listen in Apple Reminders oder Microsoft To-Do. Die Struktur ist wichtiger als das Werkzeug.
Schritt 2: Routinen einrichten
Erstelle einen separaten Bereich für wiederkehrende Aufgaben und Routinen, damit sie bei Bedarf ohne manuelle Planung erscheinen.
Dazu gehören tägliche Gewohnheiten, wöchentliche Aufgaben, monatliche Rückblicke und vierteljährliche Planungssitzungen. Lege diese als wiederkehrende Aufgaben fest, die automatisch an ihren geplanten Tagen erscheinen. So entfällt die Last, Routinearbeiten immer wieder zu planen.
Zu den üblichen Routinen gehören:
Schritt 3: Projekte in Notizen verschieben
Übertrage Projektpläne, Details und Hilfsmaterialien in deine bevorzugte Notizen-App.
Erstelle eine Notiz für jedes wichtige Projekt. Einschließen:
Wenn du in deiner Notizen-App an Projekten arbeitest, erstelle spezifische Aktionspunkte und füge sie dem entsprechenden Zeitsektor in deinem Aufgabenmanager hinzu.
Schritt 4: Bearbeite deine Aufgaben
Entscheide, wann du jede Aufgabe erledigst, und lege sie in diesen Bereich.
Das wird zu deiner täglichen Verarbeitungsroutine:
Diese Routine sollte am Ende eines jeden Tages 5-10 Minuten dauern.
Schritt 5: Konzentriere dich auf "Diese Woche"
Konzentriere dich während deines Arbeitstages nur auf die Aufgaben in deinem "Diese Woche"-Sektor.
Das schafft einen natürlichen Schutzschild gegen Ablenkungen. Du weißt, dass alles andere im System erfasst ist, sodass du dich ganz auf die Aufgaben konzentrieren kannst, die du dir für diese Woche vorgenommen hast.
Für maximale Produktivität kannst du bei deiner Wochenplanung den Aufgaben für diese Woche bestimmte Tage zuweisen. So entsteht ein täglicher Aktionsplan, ohne dass du mit deiner gesamten Aufgabensammlung überwältigt wirst.
Schritt 6: Wöchentliche Überprüfung
Überprüfe einmal pro Woche alle Sektoren und schiebe die Aufgaben nach Bedarf vor.
Dieser 20-30-minütige Wochenrückblick wird das Rückgrat deines Systems:
Vorteile der Zeitsektormethode
Spart mentale Energie
Du triffst weniger Entscheidungen, wenn du Aufgaben bearbeitest - nur eine: Wann wirst du sie erledigen?
Das menschliche Gehirn hat nur eine begrenzte Entscheidungskapazität pro Tag. Herkömmliche Systeme verschwenden diese wertvolle Ressource mit Organisieren statt mit Handeln. Die Time Sector Methode bewahrt deine geistige Energie für wertvolle Arbeit, indem sie das Aufgabenmanagement vereinfacht.
Reduziert Stress
Du siehst nicht mehr Hunderte von Aufgaben in Dutzenden von Projekten und konzentrierst dich nur auf das, was gerade aktuell ist.
Die psychologische Wirkung ist unmittelbar. Anstatt vor einem unüberwindbaren Berg von Arbeit zu stehen, siehst du nur das, was diese Woche deine Aufmerksamkeit braucht. Alles andere wartet still und leise in den entsprechenden Bereichen, so dass du dich entspannen kannst, weil du weißt, dass nichts durch die Maschen fallen wird.
Verbessert den Fokus
Wenn du während deines Arbeitstages nur "Diese Woche"-Aufgaben siehst, bleibst du ohne Ablenkung auf Kurs.
Tiefgründige Arbeit wird möglich, wenn du nicht ständig zwischen Projekten und Prioritäten wechseln musst. Du bekommst die Befriedigung, eine sinnvolle Arbeit zu erledigen, anstatt nur beschäftigt zu sein.
Passt sich an wechselnde Prioritäten an
Das Verschieben von Aufgaben zwischen den Zeitbereichen dauert nur Sekunden und macht das System flexibel.
Wenn Notfälle auftreten oder sich die Prioritäten verschieben, verschiebst du die Aufgaben einfach zwischen den Sektoren. Dieser realistische Ansatz erkennt an, dass sich Pläne ändern und baut diese Flexibilität in das System selbst ein.
Gibt die Zeit an dich zurück
Du verbringst weniger Zeit mit Organisieren und mehr Zeit mit Arbeiten. Die meisten Nutzer sparen jede Woche Stunden.
Die Zeitsektor-Methode folgt dem optimalen Produktivitätsverhältnis: Du verbringst 5% deiner Zeit mit Organisieren und 95% mit Arbeiten. Herkömmliche Systeme kehren dieses Verhältnis oft um, sodass du ständig organisierst, aber selten fertig wirst.
Tipps für den Erfolg
1. Klein anfangen
Beginne mit den aktuellen Aufgaben und füge nach und nach weitere hinzu, wenn du dich mit dem System vertraut gemacht hast.
Viele Menschen scheitern mit neuen Produktivitätssystemen, weil sie versuchen, alles auf einmal umzusetzen. Stattdessen:
2. Sei realistisch, was die Zeit angeht
Nimm weniger Aufgaben in deinen "Diese Woche"-Bereich auf, als du denkst, dass du sie bewältigen kannst. Das schafft Erfolg und Schwung.
Die meisten Menschen überschätzen, was sie an einem Tag schaffen können. Beginne mit 3-4 wichtigen Aufgaben pro Tag. Wenn du sie regelmäßig erledigst, gewinnst du Vertrauen und Klarheit über deine wahre Leistungsfähigkeit.
Dein Sektor "Diese Woche" sollte insgesamt nicht mehr als 25-30 Aufgaben enthalten.
3. Lass den Wochenrückblick nicht ausfallen
Dieser wichtige Schritt hält das System am Laufen, indem er Aufgaben vorantreibt und Prioritäten anpasst.
Nimm dir jedes Wochenende 30 Minuten Zeit für diesen Rückblick. Mach es dir angenehm - hol dir ein Lieblingsgetränk, spiel Musik, die du magst, such dir einen bequemen Platz. Dieses Ritual wird die Grundlage deines Produktivitätssystems.
4. Große Projekte aufteilen
Große Projekte werden überschaubar, wenn sie in kleinere Aufgaben unterteilt werden, die geeigneten Zeitabschnitten zugeordnet werden.
Zum Beispiel wird aus "Jahresbericht schreiben":
5. Digitale Tools verwenden
Apps wie Todoist, Microsoft To-Do und Apple Reminders funktionieren perfekt mit diesem System.
Das ideale Setup kombiniert:
Diese drei Werkzeuge bilden dein komplettes Produktivitätssystem.
Stell die Zeit wieder in den Mittelpunkt
Die Zeitsektor-Methode erkennt eine grundlegende Wahrheit an: Zeit, nicht Aufgaben, begrenzt, was du erreichst. Indem du dich nach dem Wann und nicht nach dem Was richtest, schaffst du ein System, das diese Realität respektiert.
Diese Methode nimmt der Aufgabenverwaltung die Komplexität. Indem du dich auf das Wann statt auf das Was konzentrierst, gewinnst du Klarheit, reduzierst Stress und erledigst sinnvollere Aufgaben. Probiere es zwei Wochen lang aus und erlebe den Unterschied selbst.
So verbringst du weniger Zeit mit dem Organisieren und mehr Zeit mit dem Tun und beendest jede Woche mit einem Gefühl der Erfüllung statt mit Überforderung.
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